El nuevo Sistema de Registro Horario Digital: Cambios importantes para empresas y trabajadores
Obligación del Registro Electrónico de Jornadas Laborales
En España, el control horario está regulado por normas que evolucionan para mejorar la transparencia y la protección de los derechos de los trabajadores. A partir de 2019 todas las empresas, sin excepción de tamaño o sector, deben llevar un registro diario de las horas de entrada y salida de cada empleado.

¿Qué dice la normativa sobre el control horario?
La obligación de registrar la jornada laboral se estableció en el Real Decreto-ley 8/2019, que modifica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Desde mayo de 2019, las empresas deben garantizar el registro diario de cada turno, incluyendo la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora.
Las principales obligaciones son:
- Registrar individualmente cada jornada, detallando fecha, hora de entrada y de salida.
- Aportar los datos identificativos de empresa y trabajador.
- Conservar el registro durante un mínimo de cuatro años.
- Mantenerlo accesible para trabajadores, sus representantes e Inspección de Trabajo.
En 2025 esta normativa se ha reforzado para adaptarse a la era digital, exigiendo un sistema de registro digital que garantice integridad, fiabilidad y accesibilidad remota a los datos por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Qué implica la nueva normativa sobre el registro horario?
La reforma aprobada en febrero de 2025 establece que el registro de la jornada debe realizarse exclusivamente mediante sistemas digitales. Esto elimina el uso de soportes en papel, hojas de cálculo o aplicaciones no homologadas, cuya manipulación resulta demasiado sencilla.
Estos sistemas deben incluir:
- Fichajes personales y directos al inicio y fin de cada jornada.
- Registro de interrupciones (pausas, descansos) que afecten al cómputo.
- Formatos legibles y compatibles con los sistemas de la empresa y la Administración Pública.
El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones económicas que superan los 10.000 € por empleado con el que se cometa la infracción, además de obligar a reconocer la jornada completa en casos de registro defectuoso o ausente.
¿Cómo se va a registrar la jornada laboral?
Implicaciones del nuevo sistema de fichaje para las empresas
Las empresas deberán implementar soluciones de fichaje digital adaptadas a sus necesidades. Los métodos más comunes son:
- Aplicaciones móviles que permiten fichar desde cualquier ubicación.
- Dispositivos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial).
- Sistemas basados en tarjetas RFID o códigos QR.
- Plataformas en la nube para almacenamiento seguro de los datos
Adoptar estos sistemas implica:
- Inversión inicial en software y, en su caso, hardware.
- Integración con herramientas de nómina y gestión de recursos humanos.
- Formación a empleados y responsables de departamento.
- Mantenimiento y auditorías periódicas para asegurar cumplimiento normativo.
Además, el registro en tiempo real reduce errores manuales, mejora la gestión de turnos y ofrece acceso inmediato a los datos en caso de inspección, minimizando riesgos legales y administrativos.
¿Cómo beneficia el nuevo registro de horario digital a los trabajadores?
La digitalización del control horario aporta ventajas directas a los empleados:
- Precisión en el cómputo de horas efectivas, evitando discrepancias y reclamaciones.
- Automación de procesos, lo que reduce errores administrativos y tiempo destinado a comprobaciones manuales.
- Transparencia total: cada trabajador puede consultar su historial de jornadas y descansos en cualquier momento.
Además, la normativa obliga a entregar un recibo mensual detallado con las horas ordinarias y extraordinarias realizadas, integrado en la nómina. Esto refuerza la confianza y facilita el ejercicio del derecho a exigir compensación por horas extra no abonadas.
En conjunto, el registro horario digital fomenta la conciliación, respalda el derecho a la desconexión y ofrece un marco más justo y fiable para todas las partes involucradas.



